القاعدة الأولى

موجز عن كيفية تطبيق متطلبات التسجيل و حفظ محاضر اجتماعات مجلس الإدارة

تماشيا مع متطلبات الحوكمة قام مجلس الإدارة بتعين السيد/ هاني عبد الحليم كأمين سر لمجلس الإدارة بتاريخ 28/10/2021 خلفا لأمين مجلس الإدارة السابق السيدة / رندة هاشم والمستقيل من مهامه بتاريخ
28/10/2021 .
وتقع تحت مسؤوليته تدوين وحفظ وتسجيل جميع محاضر اجتماعات المجلس الموقعة والتقارير التي تعرض عليه كما يتولى إبلاغ أعضاء مجلس الإدارة بمواعيد اجتماعات المجلس قبل ثلاثة أيام عمل على الأقل، والحرص على توصل أعضاء مجلس الإدارة بشكل فعال إلى كل محاضر اجتماعات المجلس والمعلومات المتعلقة بالشركة.

بناء هيكل متوازن لمجلس الإدارة

يتكون مجلس إدارة شركة شرق للاستثمار ش.م.ك (مقفلة) من خمسة أعضاء ويتمتع أعضاء المجلس بالخبرات والمؤهلات التـي تؤهلهم لعضوية المجلس علما بأن جميع أعضاء المجلس حصلوا على موافقة مسبقة من قبل هيئة أسواق المال .

اجتماعات مجلس الإدارة

تعقد الشركة اجتماعات مجلس الإدارة بواقع ستة اجتماعات بالسنة على الأقل ويتم تدوينها في محاضر انعقاد مجلس الإدارة

القاعدة الثانية

نبذه عن كيفية قيام الشركة بتحديد سياسة مهام ومسؤوليات وواجبات كل من أعضاء مجلس الإدارة و الإدارة التنفيذية وإنجازاتها ، كذلك السلطات والصلاحيات التي يتم تفويضها للإدارة التنفيذية:

أولا: أهم مسؤوليات مجلس الادارة

  1. اعتماد الأهداف والاستراتيجيات والخطط والسياسات الهامة للشركة على أن تتضمن كحد أدنى:
  • الاستراتيجية الشاملة للشركة وخطط العمل الرئيسية ومراجعتها وتوجيهها.
  • الهيكل الرأسمالي الأمثل للشركة وأهدافها المالية.
  • سياسة واضحة لتوزيع الأرباح على اختلاف أنواعها (نقدية / عينية) وبما يحقق مصالح المساهمين والشركة.
  • تحديد الأهداف ومراقبة الأداء والتنفيذ.
  • اعتماد الهياكل التنظيمية والوظيفية في الشركة وإجراء المراجعة الدورية عليها.
  1. إقرار الميزانيات التقديرية السنوية واعتماد البيانات المالية المرحلية والسنوية.
  2. الإشراف على النفقات الرأسمالية الرئيسية للشركة، وتملك الأصول والتصرف بها.
  3. التأكد من مدى التزام الشركة بالسياسات والإجراءات التي تضمن احترام الشركة للأنظمة واللوائح الداخلية المعمول بها.
  4. ضمان دقة وسلامة البيانات والمعلومات الواجب الإفصاح عنها وذلك وفق سياسات ونظم عمل الإفصاح والشفافية المعمول بها.
  5. الإفصاح والإعلان بشكل دوري عن سير نشاط الشركة وكافة التطورات المؤثرة التي طرأت على أعمالها.
  6. إرساء قنوات اتصال فاعلة تتيح لمساهمي الشركة الاطلاع بشكل مستمر ودوري على أوجه أنشطتها المختلفة والتطورات الجوهرية.
  7. وضع نظام الحوكمة والإشراف العام عليه ومراقبة مدى فاعليته وتعديله عند الحاجة وفقاً لأفضل الممارسات.
  8. تشكيل لجان مختصة منبثقة عنه وفق ميثاق يوضح مدة اللجنة وصلاحيتها ومسؤولياتها وكيفية رقابة المجلس عليها، كما يتضمن قرار التشكيل تسمية الأعضاء وتحديد مهامهم وحقوقهم وواجباتهم هذا فضلاً عن تقييم أداء وأعمال هذه اللجان وأعضائها الرئيسيين.
  9. التأكد من أن الهيكل التنظيمي للشركة يتسم بالشفافية والوضوح بما يتيح عملية اتخاذ القرار وتحقيق مبادئ الحوكمة الرشيدة و الفصل في السلطات والصلاحيات بين كل من مجلس الإدارة والإدارة التنفيذية، وعليه يتوجب على مجلس الإدارة ما يلي:
  • اعتماد اللوائح والأنظمة الداخلية المتعلقة بعمل الشركة وتطويرها وما يتبع ذلك من تحديد للمهام والاختصاصات والواجبات والمسؤوليات بين المستويات التنظيمية المختلفة.
  • اعتماد سياسة تفويض وتنفيذ الأعمال المنوطة بالإدارة التنفيذية.
  1. تحديد الصلاحيات التي يتم تفويضها للإدارة التنفيذية، وإجراءات اتخاذ القرار ومدة التفويض. كما يحدد المجلس الموضوعات التي يحتفظ بصلاحية البت فيها، وترفع الإدارة التنفيذية تقارير دورية عن ممارساتها للصلاحيات المفوضة.
  2. الرقابة والإشراف على أداء أعضاء الإدارة التنفيذية والتأكد من قيامهم بأداء كافة مهامهم، ويتعين على المجلس القيام:
  • التأكد من أن الإدارة التنفيذية تعمل وفق السياسات واللوائح المعتمدة من قبل مجلس الإدارة.
  • عقد اجتماعات دورية مع الإدارة التنفيذية لبحث مجريات العمل وما يعتريه من معوقات ومشاكل، وكذلك استعراض ومناقشة المعلومات الهامة ذات الصلة بنشاط الشركة.
  • وضع معايير أداء للإدارة التنفيذية تتسق مع أهداف واستراتيجية الشركة.
  1. تحديد شرائح المكافآت التي سيتم منحها للموظفين، مثل شريحة المكافآت الثابتة، وشريحة المكافآت المرتبطة بالأداء، وشريحة المكافآت في شكل أسهم.
  2. تعيين أو عزل أياً من أعضاء الإدارة التنفيذية ومن ذلك الرئيس التنفيذي ومن في حكمه.
  3. وضع سياسة تنظم العلاقة مع أصحاب المصالح من أجل حفظ حقوقهم.
  4. وضع آلية لتنظيم التعاملات مع الأطراف ذوي العلاقة وذلك للحد من تضارب المصالح.
  5. التأكد وبصفة دورية من فاعلية وكفاية نظم الرقابة الداخلية المعمول بها في الشركة والشركات التابعة لها ومن ذلك:
  • التأكد من سلامة الأنظمة المالية والمحاسبية والأنظمة ذات الصلة بإعداد التقارير المالية.
  • التأكد من تطبيق أنظمة رقابية مناسبة لقياس وإدارة المخاطر وذلك من خلال تحديد عوامل وانواع المخاطر التي قد تواجه الشركة وإنشاء بيئة ملمة بثقافة الحد من المخاطر على مستوى الشركة وطرحها بشفافية مع أصحاب المصالح والأطراف ذوي الصلة
  • الموافقة على توصية لجنة التدقيق بتعيين مدققي الحسابات المستقلين.
  • الموافقة على قواعد سلوك وأخلاقيات العمل وسياسات وإجراءات العمل في الشركة.

ثانياً: أهم إنجازات مجلس الإدارة

1. إعتماد الميزانية التقديرية.
2. اعتماد تحديث لائحة نزعة المخاطر ودليل إدارة المخاطر ودليل حوكمة الشركات والإفصاح والشفافية والقواعد الارشادية لحفظ واسترجاع الملفات وسياسة الالتزام الرقابي وسياسات وإجراءات شكاوى العملاء.
3. اعتماد تحديث لوائح مجلس الإدارة واللجان المنبثقة منه.
4. اعتماد تحديث مصفوفة الصلاحيات.
5. اعتماد التعديلات على السياسات والإجراءات الخاصة بالتدقيق الداخلي وإدارة العمليات والرقابة المالية.
6. الاطلاع على تقارير مراقبي الحسابات بشأن نظم الرقابة الداخلية ومكافحة غسل الأموال والالتزام بالكتاب السابع من اللائحة التنفيذية للقانون 7 لسنة 2010 .
7. الموافقة على منح موظفي الشركة مكافأة مالية.
8. المصادقة على تقرير لجنة التدقيق وتقرير الحوكمة .
9. الدعوة لعقد اجتماعات الجمعية العمومية السنوية العادية وغير العادية.
10. اعتماد البيانات المالية المرحلية سنوياً.

ثالثاً: تشكيل اللجان المنبثقة من مجلس الادارة.

-الشروط الواجب توفرها في أعضاء اللجان: -
• أن تتوافر في العضو القدرات والمؤهلات المناسبة والخبرة الكافية والأمانة لأداء مهامه ومسؤولياته مع الإلمام بالقواعد المالية والمحاسبية والإدارية بالنسبة لعضوية لجنة التدقيق.ألا تكون له مصلحة مباشرة أو غير مباشرة في الأعمال والعقود التي تتم لحساب الشركة. يلتزم عضو اللجنة بما يلتزم به عضو مجلس الإدارة من المحافظة التامة على سرية المعلومات وعدم إفشاء أسرار الشركة.
2-عضوية اللجان:
• يجب ألا يقل عدد أعضاء كل لجنة عن ثلاثة أعضاء.
• لا تتجاوز مدة عضوية اللجنة مدة عضوية مجلس الإدارة.
• يعين مجلس الإدارة عضوًا بديلًا إذا شغر مركز أحد أعضاء اللجنة.
• تختار كل لجنة من أعضائها رئيساً في أول اجتماع لها كما يتم اختيار أمين سر اللجنة من بين موظفي الشركة.
وتشكيل دور كل لجنة من هذه اللجان الثلاثة هو كما يلي: -

اولاً: لجنة التدقيق.

الهدف من انشاء لجنة التدقيق هو ترسيخ ثقافة الالتزام داخل الشركة وذلك من خلال ضمان سلامة ونزاهة التقارير المالية للشركة وكذلك التحقق من مدى كفاية وفاعلية نظم الرقابة الداخلية المطبقة في الشركة.

أهم مهام لجنة التدقيق وإنجازاتها خلال العام:
• الاطلاع والتوصية على تقرير الالتزام بمتطلبات الفاتكا والإبلاغ المشترك من قبل المدقق الخارجي .
• الاطلاع والتوصية على التقارير الدورية الخاصة بخطة التدقيق الداخلي .
• الاطلاع والتوصية بشأن تقارير مراقب الحسابات الخاصة بالبيانات المالية للشركة.
• الاطلاع والتوصية بشأن تقارير مراقب الحسابات الخاصة بغسل الأموال ونظم الرقابة الداخلية.
• إعداد تقرير لجنة التدقيق.
صلاحية اللجنة: -
• يحق للجنة الحصول على كافة الموارد والمعلومات اللازمة لأداء واجباتها ومسئولياتها، كما يحق للمدقق الداخلي ومراقب الحسابات الخارجي طلب اجتماع مع اللجنة حين تقتضي الضرورة.
• كما ان رئيس اللجنة عضو مجلس إدارة مستقل ولا يوجد عضو من أعضاء اللجنة (عضو تنفيذي)

ثانياً: لجنة المخاطر.
تهدف لجنة المخاطر لمساعدة مجلس الإدارة للقيام بمسؤولياته وواجباته الإشرافية لضمان العمل على إدارة المخاطر التي قد تتعرض لها الشركة ووضع الضوابط اللازمة للعمل على الحد منها وتحديد نزعة المخاطر لدى الشركة والنسب المقبولة منها مقابل المنافع المتوقعة ورفع التوصيات الخاصة بذلك.
مهام لجنة إدارة المخاطر وإنجازاتها خلال العام:
• اعتماد الخطة السنوية الخاصة بالتقييم الذاتي لنظم ضبط المخاطر.
• التوصية لمجلس الإدارة بتعديل مصفوفة الصلاحيات.
• التوصية لمجلس الإدارة تحديث دليل إدارة المخاطر
• الاطلاع على نتائج اختبارات ربع السنوية لخطة استمرارية الأعمال.
صلاحية اللجنة: -يحق للجنة الحصول على كافة الموارد والمعلومات اللازمة لأداء واجباتها ومسئولياتها.
• لا تقل عدد الاجتماعات عن أربعة اجتماعات بالسنة.
• كما ان رئيس اللجنة عضو مجلس إدارة ولا يوجد عضو من أعضاء اللجنة (عضو تنفيذي)

ثالثاً: المكافآت والترشيحات.

تهدف لجنة المكافآت والترشيحات لمساعدة مجلس الإدارة للقيام بمسؤولياته وواجباته الإشرافية لضمان ترشيح الكفاءات اللازمة لعضوية مجلس الإدارة والمناصب التنفيذية والإدارية في الشركة والتحقق من أنها تتم وفق إطار مؤسسي يتميز بالكفاءة والشفافية الكاملة ويصب بشكل أساسي في صالح الشركة ومن ثم تحقيق أهداف المساهمين.بالإضافة الى المهام الإشرافية لضمان سلامة وصحة سياسة احتساب المكافآت والمخصصات التي تتبعها الشركة والخاصة بأعضاء مجلس الإدارة والإدارة التنفيذية والتحقق من كونها عادلة وتساهم بشكل أساسي في استقطاب الكوادر البشرية ذات الكفاءة المهنية والقدرات الفنية العالية، فضاً عن ترسيخ مبدأ الانتماء للشركة.
صلاحية اللجنة: -يحق للجنة الحصول على كافة الموارد والمعلومات اللازمة لأداء واجباتها ومسئولياتها.

القاعدة الثالثة

لجــنة الترشيحات والمكـافات

يتمثل الدور الرئيسي للجنة الترشيحات والمكافآت في مساعدة مجلس الإدارة على الوفاء بالالتزامات المتعلقة بتحديد الأشخاص المؤهلين لشغل منصب عضوية مجلس الإدارة، أو وظيفة في الإدارة العليا، وتقييم أداء مجلس الإدارة و اللجان المنبثقة عنه، كما تقوم اللجنة بمساعدة مجلس الإدارة في الإشراف على أداء  نظم المكافآت والحوافز القصيرة وطويلة الأجل، كما عليها التوصية بمكافآت الأعضاء لاعتمادها بما يتماشى مع سياسة الشركة. و تعقد اللجنة اجتماعاتها كلم دعت الحاجة إلى ذلك على أن لا تقل عدد الاجتماعات عن اجتماعين في السنة الواحدة وتتألف لجنة الترشيحات والمكافآت من ثلاث أعضاء من مجلس الإدارة.

مسؤوليات لجــنة الترشيحات والمكافآت :-

þ التوصية بقبول الترشيح وإعادة الترشيح لأعضاء مجلس الإدارة والإدارة التنفيذية.

þ وضع سياسة واضحة لمكافآت مجلس الإدارة وكبار التنفيذيين، المراجعة السنوية للاحتياجات المطلوبة من المهارات المناسبة لعضوية مجلس الإدارة، وكذلك استقطاب طلبات الراغبين في شغل المناصب التنفيذية حسب الحاجة، ودراسة ومراجعة تلك الطلبات وتحديد الشرائح المختلفة للمكافآت التي سيتم منحها للموظفين.

þ وضع توصيف وظيفي للأعضاء التنفيذيين والأعضاء غير التنفيذيين والأعضاء المستقلين.

þ التأكد من عدم إنتفاء صفة الاستقلالية عن عضو مجلس الإدارة المستقل.

þ . إعداد تقرير سنوي مفصل عن كافة المكافآت الممنوحة لأعضاء مجلس الإدارة والإدارة التنفيذية، سواء كانت مبالغ أو منافع أو مزايا، أيا كانت طبيعتها ومسماها، على أن يتم عرض هذا التقرير على الجمعية العامة للشركة للموافقة عليه ويتلى من رئيس مجلس الإدارة ويتعين ان تقوم الشركة بإتباع معايير الدقة والشفافية عند إعداد التقرير الخاص بالمكافآت، بحيث يتم الإفصاح عن كافة المكافآت الممنوحة سواء كانت في صورة مباشرة أو غير مباشرة وتجنب أية محاولة للإخفاء أو التضليل.

þ تقرير مكافآت أعضاء مجلس الإدارة والإدارة التنفيذية

þ تم إعداد سياسة المكافآت الخاصة بالشركة وفقاً للمبادئ التالية:

  • ربط المكافآت بدرجة مستويات المخاطر المقبولة.
  • استقطاب أفضل المهنيين والحفاظ عليهم.
  • ضمان المساواة داخل الشركة والتنافسية خارجها.

þ مقارنة مستويات الأداء بالسوق باستخدام التحليلات الواردة من الشركات الاستشارية المتخصصة في مجال المكافآت.

þ ضمان الشفافية في منح المكافآت.

اختيار اشخاص من ذوي الكفاءات لعضوية مجلس الادارة والإدارة التنفيذية.

تتكون لجنة الترشيحات والمكافآت من ثلاثة أعضاء، وأحد أعضائها عضو مستقل كما يرأس اللجنة عضو غير تنفيذي كما تنص علية قواعد حوكمة الشركات، ومن ضمن مهام اللجنة التوصية بقبول الترشح وإعادة الترشيح لأعضاء مجلس الإدارة والتنفيذية ووضع سياسة واضحة لمكافآت أعضاء مجلس الإدارة والإدارة التنفيذية. ومن أهم مسئولياتها إعداد تقرير سنوي مفصل عن كافة المكافآت الممنوحة لأعضاء مجلس الإدارة و الجهاز التنفيذي.

بيان تفصيلي بمكافآت أعضاء مجلس الإدارة

المكافآت والمزايا لأعضاء مجلس الإدارة
إجمالي عدد الأعضاء المكافآت والمزايا من خلال الشركة الأم المكافآت والمزايا من خلال الشركات التابعة
المكافآت والمزايا الثابتة (د.ك) المكافآت والمزايا المتغيرة (د.ك) المكافآت والمزايا الثابتة (د.ك) المكافآت والمزايا المتغيرة (د.ك)
تأمين صحي مكافأة سنوية مكافأة لجان تأمين صحي الرواتب الشهرية (الإجمالية خلال العام) مكافأة سنوية مكافأة لجان
5
* لا يوجد أي انحرافات جوهرية عن سياسة المكافآت المعتمدة من قبل مجلس الإدارة.

 

 

مكافآت أعضاء مجلس الإدارة

تتم الموافقة على مكافآت أعضاء مجلس الإدارة من قبل الجمعية العمومية العامة العادية في اجتماعها السنوي، وذلك بناءً على توصية من لجنة الترشيحات والمكافآت.
بناءً على موافقة الجمعية العمومية العامة العادية يمكن إعفاء عضو مجلس الإدارة المستقل من الحد الأقصى للمكافآت المحددة لأعضاء مجلس الإدارة.

تنقسم مكافآت أعضاء مجلس الإدارة إلى قسمين كما هو موضح أدناه:-
عضوية مجلس الإدارة:-
يحصل كل عضو من أعضاء مجلس الإدارة على مكافأة سنوية في حال موافقة الجمعية العمومية على ذلك .
عضوية اللجان:-
قد يمنح عضو مجلس الإدارة مكافأة نظير عضويته في لجان مجلس الإدارة وتعتمد على أهمية اللجان و عدد اللجان التي يكون عضواً فيها.

الإدارة التنفيذية.

تتم مزاولة أنشطة الشركة من قبل الإدارة التنفيذية وذلك تحت رقابة وتوجيه الرؤساء التنفيذيين بهدف تحقيق توازن في العلاقات بين الشركة وموظفيها ومستثمريها وعملائها، والتأكد من العمل ضمن أغراض الشركة وتكريس مواردها بشكل مناسب لتلبية أهدافها بما يتوافق مع سياسة واستراتيجية الشركة كما يلي:-
 يتوفر لدى الشركة فريق عمل مؤهل من أعضاء الإدارة التنفيذية ممثلا بالرئيس التنفيذي.
 يتوفر وصف وظيفي يحدد مهام ومسؤوليات كل وظيفة بشكل واضح، كما يتوفر لدى الشركة دليل معتمد لتفويض الصلاحيات لكافة القطاعات داخل الشركة. وتتضمن مهام الإدارة التنفيذية على سبيل المثال (لا الحصر):
1. العمل على تنفيذ كافة السياسات واللوائح والأنظمة الداخلية للشركة المعتمدة من قبل مجلس الإدارة.
2. تنفيذ الاستراتيجية والخطة السنوية المعتمدة من قبل مجلس الإدارة.
3. إعداد التقارير الدورية (مالية وغير مالية) بشأن التقدم المحرز في نشاط الشركة في ضوء خطط وأهداف الشركة الاستراتيجية، وعرض تلك التقارير على مجلس الإدارة.
4. إدارة العمل اليومي وتسيير النشاط.
5. المشاركة الفعالة في بناء تنمية ثقافة القيم الأخلاقية داخل الشركة.
6. وضع نظم الرقابة الداخلية وإدارة المخاطر والتأكد من فاعلية وكفاية تلك النظم والحرص على الالتزام بنزعة المخاطر المعتمدة من قبل مجلس الإدارة.

بيان مكافآت الإدارة التنفيذية

إجمالي المكافآت والمزايا الممنوحة لخمسة من كبار التنفيذيين ممن تلقوا أعلى مكافآت، يضاف إليهم الرئيس التنفيذي والمدير المالي أو من يقوم مقامهما إن لم يكونا من ضمنهم
إجمالي عدد المناصب التنفيذية المكافآت والمزايا من خلال الشركة الأم المكافآت والمزايا من خلال الشركات التابعة
المكافآت والمزايا الثابتة (د.ك) المكافآت والمزايا المتغيرة د.ك المكافآت والمزايات الثابتة (د.ك) المكافآت والمزايا المتغيرة د.ك
الرواتب الشهرية الإجمالية خلال العام تأمين صحي تذاكر سنوية بدل سكن بدل مواصلات بدل تعليم الأبناء مكافأة سنوية الرواتب الشهرية الإجمالية خلال العام تأمين صحي تذاكر سنوية بدل سكن بدل مواصلات بدل تعليم الأبناء مكافأة سنوية
5 102,520 5,521 7,524 360 4,500
* لا يوجد أي انحرافات جوهرية عن سياسة المكافآت المعتمدة من قبل مجلس الإدارة.

القاعدة الرابعــة

أولًا: التعهدات الكتابية:

  1. إقرار وتعهد من قبل أعضاء المجلس والإدارة التنفيذية بسلامة ونزاهة التقارير المالية الى السادة المساهمين في الجمعية العمومية للشركة.

يتقدم كل من السادة / أعضاء مجلس الإدارة والرئيس التنفيذي والمدير المالي للشركة تعهدًا الى السادة المساهمين يفيد بأن البيانات المالية للسنة المنتهية يتم عرضها بصورة سليمة وعادلة، وأن تلك البيانات تستعرض كافة الجوانب المالية للشركة والشركات التابعة من بيانات ونتائج تشغيلية كما أنه يتم إعدادها وفق معايير المحاسبة الدولية المعتمدة من قبل هيئة أسواق المال والجهات الرقابية الأخرى وقد دققت وروجعت من قبل مكتب تدقيق معتمد.

  1. إقرار وتعهد الإدارة التنفيذية (الرئيس التنفيذي والمدير المالي) الى السادة أعضاء مجلس الإدارة بسلامة ونزاهة البيانات المالية

تقدم الإدارة التنفيذية الى رئيس مجلس الإدارة اقرار وتعهد بدقة وسلامة البيانات المالية التي تم تزويد المدقق الخارجي بها وبأن التقارير المالية للشركة قد تم عرضها بصورة سليمة وعادلة ووفقاً لمعايير المحاسبة الدولية المطبقة في دولة الكويت والمعتمدة من قبل هيئة أسواق المال وأنها معبرة عن المركز المالي للشركة وقد قام مدقق الحسابات الخارجي ببذل العناية الواجبة للتحقق من سلامة ودقة هذه التقارير للسنة المالية

ضمان نزاهة التقارير المالية

إن سلامة البيانات المالية للشركة تعد أحد المؤشرات الهامة على نزاهة ومصداقية الشركة في عرض مركزها المالي، والتي تزيد ثقة المستثمرين في البيانات والمعلومات التي توفرها الشركة وعملت دوما الإدارة التنفيذية على تقديم تعهد كتابي من خلال الرئيس التنفيذي والمدير المالي لمجلس الإدارة بسلامة البيانات المالية بالإضافة الى تقديم تعهد كتابي مماثل من قبل مجلس الإدارة للمساهمين بسلامة ونزاهة كافة البيانات المالية

ثالثاً: التأكد من استقلالية وحيادية مراقب الحسابات الخارجي.

تتولى لجنة التدقيق آلية تعيين مراقب الحسابات الخارجي، والمحافظة عل علاقات جيدة معهم والتوصية لمجلس لإدارة حيث تم التوصية باجتماع لجنة التدقيق بمناقشة تعيين مراقب الحسابات الخارجي  السيدة/ حصة محمد البحر (مور العالمية لتدقيق الحسابات) من ضمن القائمة المعتمدة بأسماء مراقبين الحسابات لدى هيئة أسواق المال واعتماد  وتحديد اتعابهم بموجب محضر رقم (14/2020) للجنة التدقيق  وتمت موافقة الجمعية العامة المنعقدة في 30 مارس 2021 على تعينهم بموجب التوصية المذكورة, كما تم التأكد من استقلالية مراقب الحسابات الخارجي عن الشركة ومجلس الإدارة، وتم التأكد من عدم قيامه بأعمال إضافية للشركة لا تدخل ضمن أعمال المراجعة والتدقيق والتي قد تؤثر على الحيادية أو الاستقلالية

ثانياً: دقة انجاز لجنة التدقيق اعمالها بشأن نزاهة التقارير المالية.

تساعد لجنة التدقيق مجلس الإدارة في الوفاء بمسؤولياته تجاه حوكمة الشركات فيما يتعلق بإدارة أنظمة الرقابة الداخلية والسياسات والممارسات المحاسبية والتقارير المالية ومهام التدقيق الداخلية والخارجية، وأيضاً بتحديد المستويات المقبولة من المخاطر التي ترتبط بأنشطة الشركة وفقاً لتوجيهات مجلس الإدارة وقد وتقدم اللجنة تقريرها السنوي حيث يتضمن تقرير لجنة التدقيق بيانا تفصيلياً بمهام اللجنة وانجازاتها .

رابعاً: اجتماعات لجنة التدقيق:-

تتكون لجنة التدقيق من ثلاثة أعضاء ، اثنين منهم غير مستقلين و العضو الثالث مستقل ، كما تتوفر لعضو منهم الخبرة العملية المناسبة في المحاسبة و المالية كما تجتمع الإدارة بشكل ربع سنوي و تقوم بالاجتماع مع مراقب الحسابات الخارجي و المدقق الداخلي، جاءت جميع قرارات مجلس الإدارة مساندة لتوصيات لجنة التدقيق ومن أهم مهام اللجنة مراجعة البيانات المالية الدورية والتوصية بشأنها و التوصية لمجلس الإدارة بتعيين أو إعادة تعيين مراقبي الحسابات الخارجية وتحديد اتعابهم و تقييم مدي كفاية نظم الرقابة الداخلية المطبقة داخل الشركة و الإشراف على أعمال التدقيق الداخلي و متابعة التأكد من استقلالية مراقبي الحسابات الخارجين .
القاعدة الخامسة

اولاً: وحدة مستقلة لإدارة المخاطر:

لدى الشركة وحدة مستقلة لإدارة المخاطر يتمتع القائمون عليها بالاستقلالية الفنية التامة عن طريق تبعيتهم المباشرة للجنة إدارة المخاطر، فضاً عن تمتعهم بقدر كبير من الصلاحيات وذلك من أجل القيام بمهامهم على أكمل وجه دون منحهم سلطات وصلاحيات مالية

لجنة إدارة المخاطر

تم تشكيل لجنة المخاطر  بهدف مساعدة مجلس الإدارة على الوفاء بمسؤوليته على أداء مهامه في الإشراف بصفة عامة على أوضاع المخاطر الحالية و التي قد تنشأ منها، واستراتجيات المخاطر، وخاصة نزعة الشركة تجاه مخاطر الأنشطة الاستثمارية و السياسات والإجراءات و مراجعة الصفقات والتعاملات المقترح أن تقوم بها الشركة مع الأطراف ذات علاقة ، و التأكد من التزام الشركة بالقوانين والسياسات والنظم والتعليمات ذات العلاقة وتقييم التوصيات المناسبة بشأنها إلى مجلس الإدارة و تقييم نظم وآليات تحديد وقياس ومتابعة أنواع المخاطر المختلفة التي قد تتعرض لها الشركة ، وذلك لتحديد أوجه القصور بها و تكون العضوية في هذه اللجنة بتعيين من مجلس الإدارة علي أن تتألف لجنة المخاطر من  ثلاث أعضاء من مجلس الإدارة  على أن يكون رئيسها من أعضاء مجلس الادارة غير التنفيذيين .

اجتماعات

 يوجد لدىالشركة أنظمة رقابة داخلية وعمليات إدارة المخاطر تتمتعان بالكفاءة والفاعلية، وقد اعتمد مجلس الإدارة هيكلًا تنظيمياً يتلاءم مع استراتيجية عمل الشركة ونشاطاتها والوصف الوظيفي المفصل للوظائف والمسؤوليات، والسياسات والإجراءات الرسمية لجميع الوظائف وعمليات الشركة، ويتم مراقبة تنفيذ ما سبق من قبل وحدة التدقيق الداخلي التي تتمتع باستقلالية تامة.

لدى الشركة ضوابط تمكن الموظفين من الاتصال برئيس مجلس الإدارة للإبلاغ عن مخاوفهم بشأن احتمالية حدوث مخالفات من قبل أي شخص في الشركة “الإبلاغ عن المخالفات “من خلال اعتماد سياسة وإجراءات الإبلاغ ونشرها على المجلدات المشتركة الخاصة بالموظفين بالإضافة إلى وضع نماذج الإبلاغ على الموقع الإلكتروني للشركة

وضع نظم سليمة لإدارة المخاطر والرقابة الداخلية.

``إن الإدارة السليمة للمخاطر يجب أن يتوافر لها أنظمة رقابة داخلية فعالة توفر عملية الرقابة على سلامة البيانات المالية وكفاءة أعمال الشركة وتقييم مدى الالتزام بالضوابط الرقابية ``.
قامت الشركة بإنشاء إدارة المخاطر والتي تعمل على حماية الشركة من المخاطر المحتملة بمختلف أنواعها وتحديد نزعة المخاطر المقبولة وذلك من خلال وضع جملة من أنظمة الرقابة الداخلية الكافية والمناسبة لنشاط الشركة وطبيعة عملها.
*قام مجلس الإدارة بتشكيل لجنة المخاطر وفقاً لقواعد الحوكمة و كما نصت عليه المادة (6-4) الفصل السادس من الكتاب الخامس - حوكمة الشركات. من اللائحة التنفيذية لقانون هيئة أسواق المال.

ثانياً: وحدة مستقلة للتدقيق الداخلي

لدى الشركة وحدة مستقلة للتدقيق الداخلي تتمتع بالاستقلالية الفنية التامة حيث أنها تتبع لجنة التدقيق وبالتبعية لمجلس الإدارة. وقد تم تعديل الهيكل التنظيمي للشركة لتوضيح إنشاء الوحدة والقائمين عليها من الأشخاص المسجلون لدى سجل الوظائف واجبة التسجيل لدى هيئة اسواق المال.
القاعدة السادسة: تعزيز السلوك المهني والقيم الأخلاقية

اولاً: ميثاق العمل الذي يشتمل على معايير ومحددات السلوك المهني والقيم الأخلاقية

قام مجلس الإدارة بوضع المعايير والمحددات التي ترسخ المفاهيم والقيم الأخلاقية للشركة، وقد أسند للإدارة التنفيذية تنفيذ أهداف الشركة وفق تلك المعايير والمحددات، وقد أوضح الميثاق المهام المنوط بمجلس الإدارة وجميع الموظفين، وقد اشتمل ميثاق العمل على مجموعة من المحددات والمعايير التي تعمل على ترسيخ مبدأ:

  1. التزام كل عضو من أعضاء مجلس الإدارة والإدارة التنفيذية بكافة القوانين والتعليمات.
  2. تمثيل جميع المساهمين.
  3. الالتزام بما يحقق مصلحة الشركة ومصلحة المساهمين ومصلحة أصحاب المصالح الآخرين وليس مصلحة مجموعة محددة فقط.
  4. يضمن عدم استخدام عضو مجلس الإدارة أو الإدارة التنفيذية النفوذ الوظيفي للمنصب من أجل تحقيق مصلحة خاصة أو أي مآرب شخصية له أو لغيرهم.
  5. عدم استغلال أصول وموارد الشركة لتحقيق مصالح شخصية، والعمل على استخدام تلك الأصول والموارد بالشكل الأمثل لتحقيق أهداف الشركة.

التأكيد على وضع نظام محكم وآلية واضحة تمنع أعضاء مجلس الإدارة والموظفين من استغلال المعلومات التي اطلعوا عليها بحكم موقعهم لمصلحتهم الشخصية، فضلاً عن حظر الإفصاح عن معلومات وبيانات تخص الشركة إلا في الحالات التي يسمح بها للإفصاح أو وفق متطلبات مؤكدة قانونياً

ثانياً: السياسات والآليات بشأن الحد من حالات تعارض المصالح

تتبع “شركة شرق للاستثمار “سياسات متحفظة للحد من تضارب المصالح سواء كان علي مستوي الإدارة التنفيذية وموظفي الشركة أو على مستوى أعضاء مجلس الإدارة وتتضمن هذه السياسات:
1. أنة لا يجوز لأي موظف أو عضو مجلس إدارة مزاولة أية أنشطة قد تؤدي لظهور تعارض بين مصلحته ومصلحة الشركة، وذلك لتجنب تعريض الشركة لشبهة تضارب المصالح حتى لو لم يكون هناك أي تعارض فعلي في المصالح. وبالنسبة للموظفين الذين يتولون مسؤولية إصدار أوامر شراء التجهيزات والمعدات وخدمات النقل وعقود التوظيف والخدمات الأخرى للشركة، لا يجوز أن تكون لديهم حصة هامة في أية شركة توريد تجهيزات وخدمات للشركة.
2. كما أنه لا يجوز أيضاً أن تكون لدى أفراد عائلة الموظف أو عضو مجلس الإدارة مثل هذه المصلحة، وتعني عبارة ``الحصة الهامة “أية مصلحة مالية قد تؤثر على قرار الموظف في مزاولة العمل لصالح “شركة شرق للاستثمار “ويحدث تضارب المصالح المحتمل أو الحقيقي عندما يكون الموظف في وضع يؤثر على قرار قد يؤدي إلى تحقيق مكاسب شخصية لحسابه الخاص أو لحساب موظف آخر أو لأحد أفراد عائلته أو أصدقائه أو معارفه.
3. تنص سياسة الحد من تضارب المصالح على الإبلاغ عن أي مصلحة للموظف أو عضو مجلس الإدارة أو أقاربهم في أي عقود أو تعاملات مع الشركة وعدم اتخاذهم لأي قرار أو التصويت على أي قرار يتعلق بهذه المصلحة حالة تواجدها.
4. قام مجلس الإدارة بوضع سياسة واضحة ومعتمدة للتعامل مع الأطراف ذات الصلة “حال تواجدها“ بما يضمن مراجعة المعاملات مع الأطراف ذات الصلة من قبل لجنة إدارة المخاطر واعتمادها بصورة نهائية من قبل مجلس الإدارة على أن يتم الحصول على موافقة الجمعية العامة العادية على التعامل مع أطراف ذات الصلة في نهاية السنة المالية .
5. كذلك فقد وضعت الشركة ألية لضمان التزام أعضاء مجلس الإدارة والإدارة التنفيذية وموظفي الشركة بسياسة الحد من تضارب المصالح.
القاعدة السابعة .. الإفصاح والشفافية بشكل دقيق وفي الوقت المناسب

اولاً: موجز عن آليات وسياسات العرض والافصاح الدقيق والشفاف التي تحدد جوانب ومجالات وخصائص الإفصاح

تعتمد “ شركة شرق للاستثمار “ سياسة الإفصاح والشفافية تجاه مجلس إدارتها والمساهمين وأصحاب المصالح من جهة وتجاه الجهات المعنية والرقابية التزاماً بالقوانين والأنظمة المتبعة في دولة الكويت من جهة أخرى ، وتنص على ضرورة الالتزام بالإفصاح الدقيق والمنظم الداخلي والخارجي الملائم عن كافة الأمور المالية والمعلومات الجوهرية المتعلقة بالشركة بما في ذلك بيان الوضع المالي والأداء والملكية وأية ممارسات متعلقة بالسيطرة على الشركة أو على قراراتها ، ومن شأن تلك الشفافية أن تخلق جوًا من الثقة والطمأنينة داخلياً وخارجياً ، والقضاء على تعارض المصالح مع الأطراف ذات الصلة/العلاقة . كما وتضمن الشفافية أيضاً تواصلاً واضحاً بين المساهمين ومجلس الإدارة والإدارة التنفيذية و خلق مناخ فعّال من المصداقية في محيط العمل وهي مسؤولية يتحملها جميع الأطراف ذلك وتلتزم “شركة شرق للاستثمار“بإتباع كافة القوانين واللوائح والتعليمات المرتبطة بالإفصاح والصادرة عن مختلف الجهات التنظيمية والرقابية وفي التوقيت الملائم وذلك ايماناً منها بأهمية الشفافية في تعزيز ثقة المساهمين وأصحاب المصالح والحفاظ على سمعة الشركة في الأسواق التي تعمل بها .

ويتم الإفصاح عن المعلومات الجوهرية من خال قيام الشركة بعمل سجل خاص بالإفصاحات في مقر الشركة ومتوفر في وحدة شؤون المستثمرين وعلى الموقع الإلكتروني للشركة متاح للسادة المساهمين.

ثانياً: نبذة عن سجل إفصاحات أعضاء مجلس الإدارة والإدارة التنفيذية

تحتفظ الشركة بسجل خاص بإفصاحات أعضاء مجلس الإدارة والإدارة التنفيذية يحتوي على كل البيانات والمعلومات المطلوب الإفصاح عنها وفقاً للقوانين والتعليمات وسياسات الشركة في هذا الشأن، كما يحتوي السجل على البيانات المتعلقة بالمكافآت والرواتب والحوافز وغيرها من المزايا المالية الأخرى، والتي يتم إدراجها في التقرير السنوي المعروض على الجمعية العامة، ويكون من حق أصحاب الشأن الاطلاع على هذا السجل خال ساعات العمل المعتادة والمتوفرة على الموقع الالكتروني للشركة.

ثالثاً: نبذة عن وحدة شؤون المستثمرين

وحدة شؤون المستثمرين هي المسؤولة عن إتاحة وتوفير البيانات والمعلومات والتقارير اللازمة للمساهمين الحاليين والمستثمرين المحتملين وكذلك الاحتفاظ بصورة من سجل مساهمي الشركة ومتابعة تحديثات السجل مع الشركة الكويتية للمقاصة لتحديث معلومات المساهمين، كذلك فأن وحدة شؤون المستثمرين هي الجهة المنوطة بتوفير البيانات والمعلومات والتقارير للمساهمين بالعديد من الطرق سواء من خلال المكاتبات الرسمية أو من خلال وسائل الإفصاح المتعارف عليها بالتنسيق مع الإدارات المعنية أو من خلال الموقع الإلكتروني للشركة.

رابعاً: الاعتماد على البنية الأساسية لتكنولوجيا المعلومات في عمليات الإفصاح

قامت الشركة بتطوير البنية الأساسية لتكنولوجيا المعلومات، والاعتماد عليها بشكل كبير في عمليات الإفصاح وتعتمد الشركة برنامج خاص للأدارة المالية والفصل في المهام واخذ الموافقات كما تم انشاء قسم مخصص لحوكمة الشركات يتم عرض فيه كافة المعلومات والبيانات التي تساعد المساهمين والمستثمرين الحاليين والمحتملين على ممارسة حقوقهم وتقييم أداء الشركة.
القاعدة الثامنة .. احترام حقوق المساهمين

اولاً: موجز عن تحديد وحماية الحقوق العامة للمساهمين:

إن المساهمين الحاليين في “ شركة شرق للاستثمار “ هم المسجلون في دفاتر وسجلات الشركة الكويتية للمقاصة، وكل سهم يخول مالكه الحق في حصة متعادلة لحصة غيره بلا تمييز في ملكية موجودات الشركة وفي الأرباح الموزعة والتي تحق للمساهمين الشركة  حيث يكون للمساهم  له وحده الحق في قبض المبالغ المستحقة عن السهم سواءً كانت حصصاً في الأرباح أو نصيباً في موجودات الشركة ، ويحق لكل مساهم بغض النظر عن نسبة ملكيته ما يلي :

  1. الحصول على الأرباح وفقاً لنتائج الشركة والتوصيات المرفوعة من مجلس الإدارة والمعتمدة من قبل الجمعية العامة وذلك على شكل أرباح نقدية أو أسهم منحة.
  2. المشاركة في انتخاب أعضاء المجلس وعزلهم بما يتوافق مع القوانين المنظمة.
  3. المشاركة في إدارة الشركة عن طريق الترشح لعضوية مجلس الإدارة وحضور الجمعيات العامة والاشتراك في مداولتها والتصويت على قراراتها وفقاً لأحكام القانون وعقد التأسيس والنظام الأساسي.
  4. الحصول قبل اجتماع الجمعية العامة العادية بسبعة أيام على الأقل على البيانات المالية عن الفترة المحاسبية المنقضية وتقرير مجلس الإدارة وتقرير مراقب الحسابات التقرير السنوي.
  5. مراقبة أداء الشركة بشكل عام وأعمال مجلس الإدارة بشكل خاص ومسائلة أعضاء المجلس أو الإدارة التنفيذية ورفع دعاوى المسؤولية منفردًا نيابة عن الشركة في حال عدم قيام الشركة برفعها، وذلك في حال إخفاقهم في أداء المهام المناطة بهم. ويجوز للمساهم رفع دعواه الشخصية بالتعويض إذا كان الخطأ ألحق به ضررًا.
  6. التصرف في الأسهم المملوكة له وتحويلها طبقاً للقانون، والأولوية في الاكتتاب بالأسهم الجديدة والسندات والصكوك إذا أبدوا رغبتهم في ذلك لمدة لا تتجاوز خمسة عشر يوماً من تاريخ دعوتهم لاستعمال هذا الحق وفقاً لإحكام قانون الشركة.
  7. الحصول على المعلومات والبيانات الخاصة بنشاط الشركة واستراتيجيتها التشغيلية والاستثمارية بشكل منتظم وميسر دون المساس بمصالح “شركة شرق للاستثمار “وفقاً للأنظمة والقوانين المتبعة.
  8. يحق لعدد من المساهمين يمثلون % 25 من رأس المال طلب استبدال مراقب الحسابات أثناء السنة المالية.

ثانياً: تشجيع المساهمين على المشاركة والتصويت في الاجتماعات الخاصة بجمعيات الشركة

تشجع الشركة وبما يكفل تحقيق مبدأ العدالة في توفير المعلومات المناسبة في الوقت المناسب بغرض مساعدة أصحاب المصلحة على اتخاذ القرارات بناءً على معلومات صحيحة ووافية، وحصولهم على فرص متكافئة في الوصول إلى المعلومة وضمان عدم تسرب المعلومات إلى بعضهم من خلال نشرها على الموقع الإلكتروني، التقرير السنوي للشركة، إعلانات الصحف والمجلات المقالات والبيانات الصحفية للشركة.
وقد قام مجلس إدارة الشركة باعتماد سياسة للإبلاغ عن المخالفات، تلتزم الشركة بموجبها بمراعاة النزاهة والسلوك المهني والأخلاقي في كافة التعاملات وتتيح الفرصة لأصحاب المصالح للإبلاغ عن أية مخالفات أو أي أنشطة غير قانونية أو غير أخلاقية أو غير مشروعة، مع التزام الشركة بالسرية في إجراءات التحقيق في المخالفة مع توفير حماية للمبلغ مع عدم الإضرار به.
القاعدة التاسعة .. إدراك دور أصحاب المصالح

أولًا: النظم والسياسات التي تكفل حماية حقوق أصحاب المصالح

قامت الشركة في سبيل حماية معاملات أصحاب المصالح مع الشركة سواء كانت عقود أو صفقات باعتماد سياسات ولوائح داخلية منها على سبيل المثال لا الحصر ما يلي:

  • سياسة حماية حقوق أصحاب المصالح.
  • سياسة الحد من تعارض المصالح.
  • سياسة الإبلاغ عن المخالفات.
  • سياسة المعاملات مع الأطراف ذات العلاقة.

ثانياً: تشجيع أصحاب المصالح على المشاركة في متابعة أنشطة الشركة المختلفة

تتيح الشركة أصحاب المصالح في الحصول على المعلومات والبيانات المالية ذات الصلة بأنشطتهم وتعاملاتهم مع الشركة وبما يكفل تحقيق مبدأ العدالة في توفير المعلومات المناسبة في الوقت المناسب بغرض مساعدة أصحاب المصلحة على اتخاذ القرارات بناءً على معلومات صحيحة ووافية ، وحصولهم على فرص متكافئة في الوصول إلى المعلومة وضمان عدم تسرب المعلومات إلى بعضهم من خال نشرها على الموقع الإلكتروني التقرير السنوي للشركة وإعلانات الصحف والمجلات المقالات والبيانات الصحفية للشركة ، وقد قام مجلس إدارة الشركة باعتماد سياسة للإبلاغ عن المخالفات ، تلتزم الشركة بموجبها بمراعاة النزاهة والسلوك المهني والأخلاقي في كافة التعاملات وتتيح الفرصة لأصحاب المصالح للإبلاغ عن أية مخالفات أو أي أنشطة غير قانونية أو غير أخلاقية أو غير مشروعة ، مع التزام الشركة بالسرية في إجراءات التحقيق في المخالفة مع توفير حماية للمبلغ مع عدم الإضرار به .
القاعدة العاشرة .. تعزيز وتحسين الأداء

أولًا: متطلبات وضع الآليات التي تتيح حصول كل من أعضاء مجلس الإدارة والإدارة التنفيذية على برامج ودورات تدريبية بشكل مستمر:

وضعت الشركة برامج تعريفية للأعضاء الجدد والموظفين المعينين حديثاً ” خاصة ” من أجل ضمان تمتعهم بفهم مناسب لسير عمل الشركة وعملياتها وتضمنت تلك البرامج ” الالتزامات القانونية والرقابية الملقاة على عاتق أعضاء مجلس الإدارة والشركة والمسؤوليات والمهام المناطة بهم ، الصلاحيات والحقوق المتوفرة لهم والجوانب المالية والتشغيلية لكافة أنشطة الشركة واستراتيجية الشركة وأهدافها ” ، وتم اقتراح برامج تدريبية وورش عمل ومؤتمرات مناسبة لكل من أعضاء مجلس الإدارة الحاليين والإدارة التنفيذية والموظفين ذات صلة بعمل الشركة  وخصوصا دورات تدريبية في مكافحة غسل الأموال وتمويل الارهاب، وذلك لتنمية مهاراتهم وخبراتهم ومواكبة التطورات بالشكل الذي يساعدهم على أداء المهام المنوطة بهم .

ثانياً: تقييم أداء مجلس الإدارة ككل وأداء كل عضو من أعضاء مجلس الإدارة والإدارة التنفيذ

يتوافر لدى الشركة سياسة التقييم الذاتي لأداء أعضاء مجلس الإدارة والإدارة بشكل سنوي ويتم مراجعة واعتماد التقييم من قبل مجلس الإدارة على أن يتم تقييم الأداء من خلال وضع مجموعة من مؤشرات قياس الأداء ترتبط بمدى تحقيق الأهداف الاستراتيجية للشركة وجودة إدارة المخاطر وكفاءة أنظمة الرقابة الداخلية، وقد تم تقييم أداء مجلس الإدارة والادارة التنفيذية واللجان المنبثقة منه حسب سياسة مؤشرات الأداء الموضوعية ((KPI’S POLICY، وكذلك تقييم أداء كل عضو من أعضاء مجلس الإدارة وأعضاء اللجان كما يتوافر سجل خاص بالتقييمات المذكورة واي انحرافات ان وجدت.

ثالثاً: جهود مجلس الإدارة في خلق القيم المؤسسية (Value Creation ) لدى العاملين في الشركة

يبذل مجلس الإدارة جهودًا كبيرة في خلق القيم المؤسسية (Value Creation) لدى العاملين في الشركة وذلك من خلال تحقيق الأهداف وتحسين معدلات الأداء والتأكيد على الإدارة التنفيذية الالتزام المتواصل بتحفيز الموظفين عبر ربط المكافآت والترقيات التي يحصلون عليها بأدائهم الذي يتم تقييمه من خلال معايير واضحة يتم اطلاعهم عليها كي يبذلوا قصارى جهودهم في تحقيق الأهداف الاستراتيجية للشركة من خلال الالتزام بخطة العمل السنوية الموضوعة. كما تحرص الشركة على تطوير أداء الموظفين من خلال ترتيب دورات تدريبية لهم، وتشجعهم وتدعم حصولهم على المزيد من الشهادات المهنية المتخصصة لكل حسب مجال عمله. وتتميز الشركة بثبات الموظفين فيها وندرة الاستقالات من العمل في الشركة لما تتيحه الإدارة التنفيذية للموظفين من أجواء إيجابية تشجعهم على بذل قصارى جهودهم. وقامت الشركة بوضع ميثاق سلوكيات والتزامات العمل والذي يحدد مسؤوليات الموظفين تجاه الالتزام بالقوانين السارية واتجاه القيم المؤسسية والتي تتضمن الحفاظ على سرية المعلومات والحفاظ على السلوك الشخصي والمهني الذي يتوافق مع قيم الشركة.

القاعدة الحادية عشر .. المسئولية الاجتماعية

“يتمثل مفهوم المسئولية الاجتماعية في الالتزام المستمر من قبل الشركة بالتصرف أخلاقيا والمساهمة في تحقيق التنمية المستدامة للمجتمع بوجه عام وللعاملين بالشركة بوجه خاص وذلك من خلال العمل على تحسين الظروف المعيشية والاجتماعية والاقتصادية للقوى العاملة وعائلاتهم إضافة إلى المجتمع ككل والمساهمة في تخفيض مستويات البطالة في المجتمع والاستغلال الأمثل لموارده المتاحة”.

نبذه عن أبرز جهود الشركة المبذولة في مجال العمل الاجتماعي داخل دولة الكويت عن عام 2021:

قامت الشركة بالتبرع للجهات الخيرية المعتمدة داخل دولة الكويت كما يوضحه الجدول التالي حرصاً منها على انماء وتشجيع روح المسؤولية الاجتماعية والعمل المؤسسي لموظفي الشركة:

# الجهة الخيرية اسم النشاط المبلغ  / د.ك
1 جمعية النوري الخيرية مشروع إفطار صائم داخل دولة الكويت -/ 50 د.ك
2 لجنة أمير المؤمنين الخيرية مشروع إفطار صائم داخل دولة الكويت -/ 50 د.ك
3 صندوق إعانة المرضى علاج مرضى السرطان داخل دولة الكويت -/ 400 د.ك
4 دار الرعاية الاجتماعية -الكويت رعاية الأيتام في دولة الكويت -/ 500 د.ك
مبلغ التبرع الإجمالــــــــــــــــــــــي: -/ 1,000 د.ك

قامت الشركة حرصاً منها باتباع الارشادات الصحية والتوصيات بمجهودات للحد من انتشار جائحة فايروس كورونا المستجد وذلك بتوزيع المطهرات والمعقمات بشكل عام داخل المناطق والاحياء السكنية

البيئة الرقابية

  • التزام الشركة بقيم النزاهة والأخلاقيات؛
  • إشراف مجلس الإدارة المستقل على وضع الضوابط الرقابية الداخلية وأدائها؛
  • استخدام الهياكل وخطوط الإبلاغ والصلاحيات والمسؤوليات سعياً لتحقيق الأهداف؛
  • الالتزام بجذب الأشخاص الأكفاء وتطويرهم والاحتفاظ بهم؛
  • إخضاع الأشخاص للمساءلة عن مسؤوليات الرقابة الداخلية.

تقييم المخاطر

• تحدد الشركة الأهداف بوضوح كاف بما يعين على تحديد وتقييم المخاطر المتعلقة بالأهداف.
• تحدد الشركة المخاطر في سبيل تحقيق أهدافها على مستوى الشركة، كما تقوم بتحليلها كأساس لمعرفة كيفية إدارة هذه المخاطر.
• تأخذ الشركة باعتبارها احتمالية حدوث عمليات احتيال في تقييم المخاطر في سبيل تحقيق الأهداف.
• تحدد الشركة التغييرات وتقيمها والتي قد تؤثر بشكل كبير على نظام الرقابة الداخلية

الأنشطة الرقابية

  • تختار الشركة وتضع الأنشطة الرقابية التي تسهم في الحد من المخاطر في سبيل تحقيق الأهداف إلى مستويات مقبولة.
  • تقوم الشركة باختيار ووضع أنشطة الرقابة العامة للتكنولوجيا من أجل دعم تحقيق الأهداف.
  • تستخدم الشركة الأنشطة الرقابية من خلال سياسات تحدد ما هو متوقع وإجراءات تضع السياسات موضع التنفيذ.

المعلومات والاتصالات

• تحصل الشركة وتعد وتستخدم معلومات ذات صلة وجودة لدعم وظيفة الرقابة الداخلية.
• تقوم الشركة بتبليغ المعلومات داخلياً، بما في ذلك الأهداف والمسؤوليات عن الرقابة الداخلية، واللازمة لدعم وظيفة الرقابة الداخلية.
• تقوم الشركة بالتواصل مع الأطراف الخارجية بشأن الأمور التي تؤثر على وظيفة الرقابة الداخلية.

أنشطة المتابعة

  • تقوم الشركة باختيار ووضع وإجراء عمليات تقييم متواصلة و/أو منفصلة للتأكد مما إذا كانت عناصر الرقابة الداخلية موجودة ومستخدمة.
  • تقوم الشركة بتقييم والإبلاغ عن أوجه قصور الرقابة الداخلية بالطريقة المناسبة إلى الأطراف المسؤولة عن اتخاذ الإجراءات التصويبية، بما في ذلك الإدارة العليا ومجلس إدارة الشركة واللجان المنبثقة عنه، كلما تطلب الأمر.

الهيكل التنظيمي

تم تنظيم النشاط الحالي للشركة في المجموعات الوظيفية التالية:

  • إدارة الاستثمار والأصول.
  • إدارة العمليات والتسويات.
  • الإدارة المالية.
  • الشؤون الإدارية والموارد البشرية.
  • إدارة وحدة شؤون المستثمرين.
  • وحدة المخاطر.
  • وحدة التدقيق.
  • وحدة المطابقة والالتزام
  • وحدة شكاوى العملاء

مجلس الإدارة

يتكون مجلس إدارة الشركة (“المجلس”) من خمسة أعضاء. ولدى مجلس الإدارة صلاحيات واسعة باستثناء ما يحدده القانون أو النظام الأساسي أو الجمعية العمومية. ويتولى مجلس الإدارة مسئولياته بشكل رئيسي وفقا للنظام الأساسي للشركة.

كما أن للمجلس مسئوليات إشرافية تتعلق بسلامة ودقة البيانات المالية وأداء المدققين الخارجيين ومراقبة أداء أعمال التدقيق الداخلي وممارسات الأعمال والمعايير الأخلاقية للشركة.

وفضلا عن ذلك، يتولى المجلس المسؤولية عن مراجعة سياسات وممارسات الشركة فيما يتعلق بالضوابط الداخلية والتعرض للمخاطر. يتضمن دور مجلس الإدارة من بين أمور أخرى ما يلي:

  • اعتماد الأهداف والاستراتيجيات والخطط والسياسات الهامة للشركة، ومن ذلك الاستراتيجية الشاملة للشركة وخطط العمل الرئيسية ومراجعتها وتوجيهها، الهيكل الرأسمالي الأمثل للشركة وأهدافها المالية، سياسة واضحة لتوزيع الأرباح على اختلاف أنواعها (نقدية / عينية)، وبما يحقق مصالح المساهمين والشركة وأهداف الأداء، مراقبة التنفيذ والأداء الشامل في الشركة والهياكل التنظيمية والوظيفية في الشركة وإجراء المراجعة الدورية عليها.
  • إقرار الميزانيات التقديرية السنوية واعتماد البيانات المالية المرحلية والسنوية.
  • الإشراف على النفقات الرأسمالية الرئيسة للشركة، وتملك الأصول والتصرف بها.
  • التأكد من مدى التزام الشركة بالسياسات والإجراءات التي تضمن احترام الشركة للأنظمة واللوائح الداخلية المعمول بها.
  • ضمان دقة وسلامة البيانات والمعلومات الواجب الإفصاح عنها وذلك وفق سياسات ونظم عمل الإفصاح والشفافية المعمول بها.
  • إرساء قنوات اتصال فعالة تتيح لمساهمي الشركة الاطلاع بشكل مستمر ودوري على أوجه الأنشطة المختلفة للشركة وأية تطورات جوهرية.
  • وضع نظام حوكمة خاص بالشركة – بما لا يتعارض مع أحكام هذه القواعد – والإشراف العام عليه ومراقبة مدى فاعليته وتعديله عند الحاجة.
  • إعداد تقرير سنوي يتلى في الجمعية العامة السنوية للشركة يتضمن متطلبات وإجراءات استكمال قواعد حوكمة الشركات ومدى التقيد بها، على أن يتم تضمين هذا التقرير في التقرير السنوي المعد عن أنشطة الشركة مع بيان القواعد التي تم الالتزام بها والقواعد التي لم يتم التقيد بها مع مبررات عدم الالتزام.
  • تشكيل لجان مختصة منبثقة عنه وفق ميثاق يوضح مدة اللجنة وصلاحياتها ومسؤولياتها وكيفية رقابة المجلس عليها، كما يتضمن قرار التشكيل تسمية الأعضاء وتحديد مهامهم وحقوقهم وواجباتهم. هذا فضلاً عن تقييم أداء وأعمال هذه اللجان والأعضاء الرئيسيين بها.
  • التأكد من أن السياسات واللوائح المعتمدة للشركة تتسم بالشفافية والوضوح بما يتيح عملية اتخاذ القرار وتحقيق مبادئ الحوكمة الرشيدة، والفصل في السلطات والصلاحيات بين كل من مجلس الإدارة والإدارة التنفيذية واعتمادها مع سياسة تفويض وتنفيذ الأعمال المنوطة بالإدارة التنفيذية.
  • تحديد الصلاحيات التي يتم تفويضها للإدارة التنفيذية، وإجراءات اتخاذ القرار ومدة التفويض. كما يحدد المجلس الموضوعات التي يحتفظ بصلاحية البت فيها. وترفع الإدارة التنفيذية تقارير دورية عن ممارساتها للصلاحيات المفوضة.
  • الرقابة والإشراف على أداء أعضاء الإدارة التنفيذية، والتأكد من قيامهم بأداء كافة المهام الموكلة إليهم وإتباعهم للسياسات والإجراءات المعتمدة، عقدهم للاجتماعات الدورية لمناقشة سير العمل ووضع معايير أداء تتناسب مع أدائهم.
  • تحديد شرائح المكافآت التي سيتم منحها للموظفين، مثل شريحة المكافآت الثابتة، وشريحة المكافآت المرتبطة بالأداء والمخاطر على المدى الطويل، وشريحة المكافآت في شكل أسهم.
  • تعيين أو عزل أياً من أعضاء الإدارة التنفيذية، ومن ذلك رئيس الجهاز التنفيذي أو من في حكمه.
  • وضع سياسة تنظم العلاقة مع أصحاب المصالح من أجل حفظ حقوقهم.
  • وضع آلية لتنظيم التعاملات مع الأطراف ذات العلاقة، وذلك للحد من تعارض المصالح.
  • أن يتأكد وبصفة دورية من فاعلية وكفاية نظم الرقابة الداخلية المعمول بها في الشركة والشركات التابعة لها مثل التأكد من نزاهة البيانات المالية وتطبيق أنظمة رقابية مناسبة لقياس وإدارة المخاطر، وذلك من خلال تحديد نطاق المخاطر التي قد تواجه الشركة وإنشاء بيئة ملمة بثقافة الحد من المخاطر على مستوى الشركة، وطرحها بشفافية مع أصحاب المصالح والأطراف ذات الصلة بالشركة.